เพิ่มประสิทธิภาพพนักงานด้วย KM
ปัจจุบันการจัดการความรู้ หรือ Knowledge Management เป็นสิ่งที่ทุกองค์กรเริ่มให้ความสำคัญกันมากขึ้น เนื่องจากในทุกองค์กรมีความรู้ซ้อนอยู่มากมาย จะดีแค่ไหนถ้าเราสามารถรวบรวม และนำความรู้เหล่านั้นมาจัดการเป็น Knowledge Management กระบวนการจัดการองค์ความรู้ภายในองค์กรที่ทุกคนสามารถเข้า
Knowledge Management คืออะไร ?
การจัดการความรู้ (Knowledge Management : KM) คือ การบริหารจัดการความรู้ที่มีอยู่ภายในองค์กร ทั้งจากทฤษฎี เอกสาร หรือตำราต่างๆ และทั้งจากตัวบุคคล ไม่ว่าจะเป็นความเชี่ยวชาญ และประสบการณ์การทำงานต่างๆ มาบูรณาการเป็นระบบสารสนเทศ เพื่อให้ทุกคนภายในองค์กรสามารถเข้าถึงความรู้และพัฒนาตนเองได้อย่างเท่าเทียมกัน เป็นการช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน และนำไปสู่การพัฒนาเป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้ ความรู้แบ่งเป็น 2 ประเภท ได้แก่
- Tacit Knowledge หรือ ความรู้ที่ฝังอยู่ในคน: เป็นความรู้ส่วนตัวของแต่ละบุคคล เกิดจากพรสวรรค์หรือสัญชาตญาณ การเรียนรู้ หรือประสบการณ์ ซึ่งเป็นความรู้ที่ถ่ายทอดเป็นคำพูดหรือลายลักษณ์อักษรได้ยาก แต่สามารถพัฒนาและแบ่งกันได้ นับเป็นความรู้ที่มีคุณค่ามาก และก่อให้เกิดความได้เปรียบเสียเปรียบในการแข่งขันกับองค์กรอื่นๆ
- Explicit Knowledge หรือ ความรู้ที่ชัดแจ้ง: เป็นหลักความรู้พื้นฐานที่สามารถค้นหาและศึกษาได้จากหนังสือ ตำรา ทฤษฎี หรืออินเทอร์เน็ตต่างๆ ซึ่งเป็นความรู้ที่ผ่านการวิเคราะห์และสังเคราะห์แล้ว นับเป็นความรู้ที่ก่อให้เกิดความได้เปรียบเสียเปรียบในการแข่งขันกับองค์กรอื่นๆได้น้อยกว่า Tacit Knowledge หรือ ความรู้ที่ฝังอยู่ในคน เพราะทุกคนสามารถเข้าถึงความรู้ได้อยู่แล้ว
สถิติด้านความรู้
สำนักงานบริหารและพัฒนาองค์ความรู้ (องค์การมหาชน) หรือ OKMD ได้เปิดเผยการสำรวจองค์กรในต่างประเทศพบว่า ความรู้ภายในองค์กรที่นำมาทำ Knowledge Management ส่วนใหญ่จะเป็นความรู้ที่อยู่ในตัวบุคคล 42 %, กระดาษ/หนังสือ 26 %, ไฟล์เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ 20 % และระบบฐานข้อมูลหรือเครือข่ายอินเทอร์เน็ต 12 %
ส่วนในประเทศไทยคาดว่า ความรู้ที่อยู่ในตัวบุคคลนั้นมีมากถึง 70-80 % เนื่องจากการบันทึกข้อมูลในเอกสารและระบบอิเล็กทรนิกส์ยังมีไม่มากพอเท่ากับในต่างประเทศ เราจึงยังให้ความสำคัญกับการการจัดการความรู้แบบ Tacit knowledge มากที่สุด
เราเพิ่มประสิทธิภาพด้วย KM ได้อย่างไร ?
การเพิ่มประสิทธิภาพด้วย KM หรือ Knowledge Management มีหลายวิธีด้วยกัน Fusion Solution จึงได้รวบรวมการจัดการความรู้ด้วยวิธีต่างๆ ดังนี้
- ทำความรู้ให้เป็นปัจจุบัน หรืออัพเดทความรู้ใหม่ๆตลอดเวลา : เพราะทุกอย่างในองค์กรมีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว ความรู้เองก็เช่นกันที่มีการเปลี่ยนแปลงตลอดเวลาตามเหตุการณ์ และบริบทของงาน การเข้าถึงข้อมูลที่ปัจจุบันที่สุด ทันเหตุการณ์ที่สุดจึงช่วยประหยัดเวลา และค่าใช้จ่าย นอกจากนี้ยังช่วยให้พนักงานก้าวทันโลกด้วย
- พัฒนาและดำเนินการอย่างต่อเนื่อง : การจัดการความรู้ KM ต้องมีการวางแผนการดำเนินการ และพัฒนาอย่างต่อเนื่อง สม่ำเสมอ
- มีการรวบรวมความรู้อย่างเป็นระบบ : การรวบรวมข้อมูล ความรู้ ความสามารถ และประสบการณ์จากตัวบุคคลผู้เชี่ยวชาญ ให้มาอยู่ในรูปแบบสื่อต่างๆ ต้องสามารถระบุที่มาของของความรู้ทั้งหมดในองค์กรได้ และจำเป็นต้องทำให้เกิดการแบ่งปันความรู้อย่างทั่วถึง และเท่าเทียมกัน เพื่อลดช่องว่างที่อาจเกิดขึ้นภายในองค์กร
- มีวิธีและพื้นที่การจัดเก็บที่ดี : ความรู้ในองค์กรกว่า 80% เป็นความรู้ที่จับต้องไม่ได้ จึงต้องมีกระบวนการจัดเก็บที่สามารถค้นหาได้ง่าย, สะดวกรวดเร็ว และเพียงพอต่อการรองรับข้อมูลมากๆ ในที่เดียว
- มีเครื่องมือกระจายและแบ่งบันความรู้ภายในองค์กรที่ดี : นอกจากการรวบรวมจัดเก็บข้อมูลอย่างเป็นระบบระเบียบแล้ว สิ่งที่สำคัญอีกอย่างหนึ่งคือ เครื่องมือในการกระจายความรู้สู่ทุกคนในองค์กร ที่ต้องสามารถรองรับการใช้งานสื่อได้อย่างหลากหลายรูปแบบ, มีพื้นที่ให้พนักงานมีส่วนร่วม มีปฏิสัมพันธ์ โต้ตอบได้ ไม่ใช่เป็นการสื่อสารทางเดียวจากทางเจ้าหน้าที่บุคคลเท่านั้น, มีพื้นที่สำหรับแบ่งปันโครงการอบรมต่างๆ ตามที่พนักงานสนใจที่จะเรียนรู้เพิ่มเติม และต้องทันสมัย ใช้งานง่าย สะดวก ทุกคนสามารถเข้าถึงได้ง่าย
- กระตุ้นให้พนักงานมีส่วนร่วมกับ KM ขององค์กร : พนักงานทุกคนในองค์กรควรมีส่วนร่วมในการจัดการ KM ขององค์กร เพื่อช่วยให้เกิดความมีปฏิสัมพันธ์ สร้างความรัก ความสามัคคี และความสุขกับการกิจกรรมต่างๆ พร้อมที่จะถ่ายทอดความรู้ใหม่แก่กัน เช่น การมีพื้นที่สำหรับตั้งคำถามและแลกเปลี่ยนความรู้กันได้, มีพื้นที่สำหรับเสนอแนะสิ่งที่อยากรู้, พื้นที่สำหรับเข้าร่วมการอบรมต่างๆตามความสนใจ เป็นต้น
ลดค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน
การจัดการความรู้ภายในองค์กร สามารถช่วยลดค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานต่างๆ ได้ ตัวอย่าง การดำเนินการจัดอบรมพนักงานแต่ละครั้ง จะต้องมีค่าใช้จ่ายต่างๆมากมาย เช่น ค่าวิทยากร, ค่าสถานที่, ค่าพิมพ์เอกสารประกอบการอบรม, ค่าอาหาร, ค่าเดินทาง เป็นต้น แล้วถ้ายิ่งเป็นการ Workshop หรือการอบรมเชิงเทคนิคก็จำเป็นต้องมีค่าอุปกรณ์ เพื่ออำนวยความสะดวกให้พนักงานปฏิบัติตามเพิ่มด้วย
นับว่าการจัดการความรู้ภายในองค์กร หรือ Knowledge Management เป็นสิ่งที่ทุกองค์กรไม่ควรมองข้าม และควรเริ่มทำตั้งแต่วันนี้ เพราะความรู้คือสิ่งที่มีคุณค่ามากเกินกว่าที่จะวัดเป็นมูลค่าเงินได้ ความรู้ที่อยู่ในตัวบุคคลหรือพนักงานทุกคน ไม่เพียงแต่จะช่วยเพิ่มศักยภาพให้กับองค์กรเท่านั้น ยังสามารถเพิ่มความสุข สร้างโอกาสให้กับพนักงาน และนำมาซึ่งรายได้อย่างมหาศาลด้วย
ความยั่งยืนของการดำเนินธุรกิจ
การจัดการความรู้เป็นกระบวนการแบ่งปันประสบการณ์และความรู้ต่างๆ ที่แต่ละคนสร้างขึ้นผ่านการทำงานภายในองค์กร ช่วยเสริมสร้างทักษะ ความสามารถให้กับพนักงานใหม่ๆที่ขาดประสบการณ์ได้มีความรู้ นำไปพัฒนาตนเองจนเชี่ยวชาญ นำไปสู่ความก้าวหน้าในการปรับปรุงผลผลิตให้มีประสิทธิภาพ และสามารถแข่งขันกับองค์กรอื่นๆ ได้ การจัดการความรู้ หรือ KM จึงเปรียบเสมือนเครื่องมือนำทางสู่การพัฒนาองค์กรอย่างยั่งยืน และเป็นส่วนสำคัญในการวัดความได้เปรียบเสียเปรียบระหว่างองค์กร
ผลที่ได้จากการจัดการความรู้
- ผลผลิต : มีการปรับเปลี่ยน พัฒนาผลผลิตให้ดีขึ้น และได้นวัตกรรมใหม่ๆ
- บุคลากร : มีการเรียนรู้ และพัฒนาเป็นบุคลากรที่มีทักษะ
- ความรู้ในองค์กร : มีการจัดระเบียบรวบรวมอย่างเป็นระบบ พร้อมที่จะนำไปใช้ประโยชน์ได้ทันที
- องค์กร : เป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้ มีความเข้มแข็ง พร้อมสู่ การแข่งขันและปรับตัวเพื่อความอยู่รอดอยู่เสมอ
Seed เครื่องมือจัดการความรู้
Seed Application เป็นโปรแกรมสำหรับจัดเก็บ รวบรวม และเผยแพร่ความรู้ภายในองค์กร โดย Fusion Solution ได้เล็งเห็นความสำคัญของการจัดการความรู้หรือ Knowledge Management เพื่อให้ทุกคนภายในองค์กรสามารถเข้าถึงแหล่งความรู้ได้อย่างสะดวกทั่วถึง และสามารถนำความรู้นั้นไปใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุด
คุณสมบัติของ SEED
- KM storage : จัดเก็บความรู้ในหน่วยงาน โดยจัดเป็นหมวดหมู่ และมุมมองในการเข้าถึงได้หลายรูปแบบตามความเหมาะสม เช่น สำหรับพนักงานทุกคน, แยกตามแผนก, แยกตามตำแหน่ง, เฉพาะตัวบุคคล เป็นต้น
- Development Knowledge : สามารถตั้งหัวข้อสำหรับท้าทายความคิดของบุคลากรในองค์กร เพื่อให้เกิดการแบ่งบัน และแลกเปลี่ยนความรู้ หรือความคิดเห็นกัน
- Community : สร้างกลุ่มคนที่มีความสนใจในหัวข้อเดียวกัน หรือเฉพาะแผนก
- Modify KM : นำความรู้มาปรับปรุง แก้ไขให้ทันสมัย และเหมาะสมตามสถานการณ์ปัจจุบัน
- Assess Satisfaction : ประเมินความพึงพอใจของผู้ใช้ทุกคน เพื่อนำไปปรับปรุงและพัฒนาให้ดีขึ้น
- Multiple Media Support : รองรับข้อมูลความรู้ ทั้งในรูปแบบบทความ, คลิปเสียง, และวิดีโอ
- Lesson learned : ถอดบทเรียนจากการทำงานจริงที่ผ่านมาในอดีต เพื่อเป็นแนวทางในการปรับปรุง และพัฒนาการทำงานให้ดีขึ้น
- FAQ : คำถามพบบ่อยภายในองค์กร เพื่อง่ายต่อการเรียนรู้และทำความเข้าใจ
ประโยชน์ของ SEED
- ช่วยจัดระเบียบและกระจายความรู้ขององค์กรสู่บุคลากรได้ตามความเหมาะสม
- ติดตามสถานะของการเข้าเรียนของพนักงานได้
- สามารถดูสถิติการเข้าเรียนของพนักงานเป็นรายบุคคล หรือรายบทเรียนได้
- สามารถออกรายงานสถิติต่างๆ ในรูปแบบ Excel ได้
- รองรับการ Upload สื่อทั้งรูปแบบบทความ, คลิปเสียง(.mp3) และ Video(.mp4)
- ช่วยประหยัดเวลาและทรัพยากรบุคคลในการอบรมพนักงานใหม่ ทำให้การอบรมเป็นมาตรฐานเดียวกัน
- ช่วยให้ทุกคนในองค์กรเข้าถึงข้อมูลความรู้ที่จำเป็นต่อการทำงานได้
- สามารถเรียนรู้ได้อย่างสะดวก ทุกที่ ตลอดเวลา
- ได้รับการอบรมอย่างเป็นมาตรฐานเดียวกัน
- สามารถเรียนรู้ได้ด้วยตนเอง
- สามารถเรียนรู้ Lesson Learn หรือการถอดบทเรียนที่เกิดขึ้นในอดีต เพื่อเป็นแนวทางในการป้องกัน ปรับปรุง และพัฒนาการทำงานให้ดียิ่งขึ้น
- มีระบบแจ้งเตือนการเข้าเรียนรู้ในสื่อต่างๆ
- มีระบบ Community ให้พนักงานเข้าถึงแหล่งข้อมูลเชิงลึกได้อย่างสะดวกและง่ายดาย
- สามารถติชมหรือ Feedback กลับไปยังสื่อประเภทต่างๆ ได้
- รองรับการใช้งานได้ถึง 5 ภาษา ได้แก่ ไทย, อังกฤษ, จีน, เวียดนาม และเมียนมาร์
ติดต่อ FUSION SOLUTION
รายละเอียดเพิ่มเติม : http://www.seedkm.com สอบถามเพิ่มเติม : 02-440-0408 หรือ http://support.fusionsol.com/
