แนวทางการจัดทำชุมชนนักปฏิบัติ “Community of Practice”
อย่างที่เรารู้กันกระบวนการจัดการความรู้ประกอบด้วยเครื่องมือหลากหลายประเภทที่ถูกสร้างขึ้นมาเพื่อนำไปใช้ในการถ่ายทอดและแลกเปลี่ยนความรู้ ซึ่งแบ่งเป็น 2 กลุ่มใหญ่ ๆ คือ
1) เครื่องมือที่ช่วยในการ “เข้าถึงความรู้” ซึ่งเหมาะสำหรับความรู้ประเภท Explicit เช่น การเล่าเรื่อง (Story Telling) การใช้ฐานความรู้ (Knowledge Bases) เป็นต้น
2) เครื่องมือที่ช่วยในการ “ถ่ายทอดความรู้” ซึ่งเหมาะสำหรับความรู้ประเภท Tacit เช่น ระบบพี่เลี้ยง (Mentoring System) ชุมชนนักปฏิบัติ (Community of Practice) การสับเปลี่ยนงาน (Job Rotation) เป็นต้น
จะเห็นว่า ชุมชนนักปฏิบัติหรือชุมชนแห่งการเรียนรู้ เป็นหนึ่งในเครื่องมือของการจัดการความรู้ขององค์กร สำหรับดึงความรู้ประเภท Tacit Knowledge หรือความรู้ที่อยู่ในตัวบุคคลซึ่งซ้อนเร้นอยู่ภายในออกมาใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุด
เพราะชุมชนนักปฏิบัติจะมุ่งเน้นการนำความรู้ที่ใช้ในงานมาแลกเปลี่ยนกัน เพื่อต่อยอดความรู้และพัฒนาคุณภาพงานที่ตนเองปฏิบัติอยู่
ดังนั้นโดยทั่วไปการที่จะรวมกลุ่มกันเป็นชุมชนแนวปฏิบัติจะมีองค์ประกอบ ดังนี้
- หัวข้อความรู้ (Domain) เป็นหัวข้อที่กลุ่มหรือชุมชนจะมาร่วมแลกเปลี่ยนเรียนรู้กัน โดยหัวข้อที่ดีจะต้องมีลักษณสำคัญ คือ เป็นหัวข้อที่เกิดจากความต้องการของชุมชน
- ชุมชน (Community) เป็นพันธะทางสังคมที่จะรวบรวมและยึดเหนี่ยวสมาชิกเข้าไว้ด้วยกันภายใต้โดเมนและแรงปรารถนาเดียวกัน ในการรวมกลุ่มกันเป็นชุมชนแนวปฏิบัติไม่ได้มีกฎตายตัวว่าสมาชิกในชุมชน จะต้องมีจำนวนเท่าใด มีตำแหน่งใดบ้าง แต่เพื่อความสะดวกในการก่อตั้งชุมชนแนวปฏิบัติ สมาชิกในชุมชนควรประกอบด้วย ผู้ดำเนินการหลัก (Facilitator) ผู้บันทึกสิ่งสำคัญ (Community Historian) สมาชิกชุมชน (Member) ผู้สนับสนุน (Sponsor) ผู้เชี่ยวชาญ (Expert) เป็นต้น
- แนวปฏิบัติ (practice) คือ ผลที่ได้จากการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ของชุมชนที่สมาชิกสามารถนำไปปฏิบัติในงานของตนได้จริง โดยทั่วไปแนวปฏิบัตินี้ได้มาจากการบันทึกเป็นคลังความรู้ขององค์กรที่ได้จากการสังเคราะห์โดยชุมชน และจัดเก็บ/ ปรับปรุง/ ถ่ายทอดโดยชุมชนเอง
ชุมชนนักปฏิบัติจะต้องมีองค์ประกอบทั้ง 3 ส่วนครบถ้วนและสมดุล จึงจะสามารถดำรงอยู่และขับเคลื่อนการจัดการความรู้ให้กับองค์กร หากขาดองค์ประกอบอันใดอันหนึ่งไปจะไม่สามารถสร้างชุมชนให้เกิดความยั่งยืนขึ้นได้
ปัจจัยสู่ความสำเร็จของชุมชนนักปฏิบัติ
องค์ประกอบหลัก ๆ ที่ช่วยสนับสนุนให้ชุมชนนักปฏิบัติประสบความสำเร็จ มีดังต่อไปนี้
- ผู้บริหาร ผู้นำองค์กรนับว่ามีส่วนสำคัญที่จะทำให้ชุมชนนักปฏิบัติประสบความสำเร็จได้ โดยสามารถสนับสนุนได้ด้วยวิธีการต่อไปนี้ เช่น มุ่งเน้นที่ความรู้ซึ่งสำคัญต่อทั้งกิจการขององค์กรและสมาชิกในองค์กร สนับสนุนการจัดตั้งชุมชนนักปฏิบัติ สำหรับประเด็นที่เป็นหัวใจขององค์กร ขณะเดียวกันเปิดโอกาสให้ได้พูดคุยในสิ่งที่สมาชิกต้องการ หาผู้ประสานงานซึ่งเป็นที่ยอมรับของสมาชิก ส่งเสริมและเปิดโอกาสให้สมาชิกได้เข้าร่วมกิจกรรม พยายามควบคุมชุมชนนักปฏิบัติให้สอดคล้องกับเป้าหมาย วัฒนธรรม และค่านิยมหลักขององค์กร
- สมาชิก สิ่งที่มีคุณค่ามากของชุมชนนักปฏิบัติ คือ การร่วมกันแก้ปัญหา โดยความท้าทายของสมาชิกที่สำคัญ คือ การพูดถึงปัญหาของตนเอง ต่อหน้าผู้คนจำนวนมากที่ไม่รู้จัก ซึ่งสมาชิกในองค์กรต้องเข้าใจตรงกันเกี่ยวกับหลักการ ความสำคัญความเป็นมา เป้าหมายและประโยชน์ในการที่จะจัดให้มีชุมชนนักปฏิบัติขึ้นในองค์กร ปฏิบัติต่อชุมชนนักปฏิบัติเสมือนว่าเป็นทรัพย์สินขององค์กร โดยให้การสนับสนุนทรัพยากร และข้อมูลข่าวสารเท่าที่จะทำได้ ให้การยอมรับผลงานที่เกิดขึ้นจากชุมชนนักปฏิบัติ และพยายามชักจูงให้ทุกคนในองค์กรมีส่วนร่วมกับชุมชนนักปฏิบัติให้ลึกซึ้งยิ่งขึ้นอีก สมาชิกต้องไม่มุ่งแต่ประโยชน์ส่วนตนโดยไม่คำนึงถึงประโยชน์ส่วนรวมของชุมชน
- วิธีการ วิธีการที่สำคัญของชุมชนนักปฏิบัติ ได้แก่ การสร้างความไว้เนื้อเชื่อใจในกลุ่มขนาดเล็ก 2-3 คน อาจเป็นจุดเริ่มต้นสำหรับการสร้างชุมชนนักปฏิบัติได้ มีการดำเนินการอย่างสอดคล้องกับเป้าหมาย วัฒนธรรม และค่านิยมหลักขององค์กร ไม่พยายามไปหักล้าง หรือคัดค้านวัฒนธรรมที่มีอยู่เต็ม การสร้างเวทีเสวนาโดยให้มีสมาชิกอาวุโสหรือผู้มีประสบการณ์ ร่วมเสวนา และมีผู้ประสานงานช่วยกระตุ้นให้อธิบายหลักคิดของข้อเสนอเพื่อให้สมาชิกอภิปราย อาจเชิญผู้นำทางความคิด ซึ่งเป็นที่ยอมรับเข้ามาร่วมแต่เริ่มแรก เพื่อสร้างพลังให้แก่ชุมชน จัดให้มีเวทีพบปะกัน ส่งเสริมการติดต่อสื่อสารระหว่างสมาชิกของชุมชนอย่างสม่ำเสมอ สนับสนุนกลุ่มแกนหลักด้วยการให้เป็นที่รับรู้ของชุมชน และเป็นผู้นำในการทำกิจกรรม ส่งเสริมให้มีการเรียนรู้จากภายในชุมชนเอง และจากชุมชนอื่น ๆ
- เทคโนโลยี ควรเลือกเทคโนโลยีที่เหมาะสมกับองค์กร โดยอาจจะเริ่มจากเทคโนโลยีที่ง่าย ๆ ก่อน เช่น การใช้ Software computer ที่ใช้ง่าย คุ้นเคย และใช้เทคโนโลยีในระดับที่สูงขึ้น เพื่อการพัฒนาการจัดการความรู้ที่มีประสิทธิภาพ และเป็นการบันทึกการถ่ายทอดความรู้เฉพาะบุคคล ให้เป็นความรู้ที่มีหลักฐานชัดเจน คนอื่น ๆ สามารถนำไปศึกษา หรือยึดถือเอาเป็นแบบอย่างในการปฏิบัติงานได้
ข้อควรระวังของชุมชนนักปฏิบัติ
- การทำชุมชนนักปฏิบัติครั้งแรกมีความสำคัญต่อความสำเร็จของการทำการจัดการความรู้ จึงต้องแสดงให้เห็นถึงคุณค่าของ ชุมชนนักปฏิบัติ ซึ่งสามารถก่อให้เกิดประโยชน์ต่อการพัฒนางาน หรือมีวิธีการทำงานแบบใหม่ที่ดีกว่าวิธีการทำงานแบบเดิม
- การทำชุมชนนักปฏิบัติเป็นกิจกรรมรวมกลุ่มเพื่อแลกเปลี่ยนแบ่งปันประสบการณ์การทำงานซึ่งกันและกัน เป็นการสื่อสารสองทาง เป็นการบอกเล่าแบ่งปันเรื่องราวความสำเร็จ ประสบการณ์ วิธีการทำงานของผู้ปฏิบัติงานซึ่งกันและกัน ดังนั้น ผู้ดำเนินกิจกรรมชุมชนนักปฏิบัติ (Knowledge Facilitator) ต้องมีบทบาทเป็นผู้เอื้ออำนวยให้เกิดการเรียนรู้ ช่วยเหลือด้านเทคนิคเกี่ยวกับความรู้ เรื่องที่ตั้ง ประสานงานกับส่วนต่าง ๆ ประเมินผล และสื่อสารความสำเร็จของชุมชนนักปฏิบัติ โดยมีเลขานุการ (Note Taker, Community Historian, Knowledge Banker, Secretary) ช่วยบันทึกสรุปย่อเรื่องเล่าทุกเรื่องที่สมาชิกทุกคนในกลุ่มเล่า และจัดทำเป็นฐานข้อมูลความรู้ที่ได้จากกลุ่ม ทั้งนี้การจัดการความรู้ในองค์กรจะเดินไม่ได้หากปราศจากการสนับสนุนทรัพยากร การให้ทิศทางและแนวคิด การสร้างแรงจูงใจ และการสร้างการยอมรับ (Sponsor หรือ Leader)
- การทำชุมชนนักปฏิบัติควรเป็นชุมชนนักปฏิบัติที่ยั่งยืนและให้ผลถาวร ควรทำให้เป็นวิถีชีวิตการทำงานตามปกติอย่างหนึ่ง หรือกลายเป็นวัฒนธรรมการทำงานในองค์กรที่ทุกคนได้ถือปฏิบัติ เพื่อให้องค์กรนั้นเข้าถึงแก่นแท้หรือจิตวิญญาณที่แท้จริงของการจัดการความรู้
“เพราะชุมชนนักปฏิบัติเป็นชุมชนที่เกิดจากการรวมตัวของสมาชิกในชุมชนอย่างไม่เป็นทางการ โดยมีวัตถุประสงค์ร่วมกัน มีการแลกเปลี่ยนความรู้ทำให้เกิดกระบวนการจัดการความรู้ขึ้น ก่อให้เกิดประโยชน์ต่อทั้งตัวพนักงานและองค์กร แต่ถึงอย่างไรการจัดทำชุมชนนักปฏิบัติ ที่ดีและยั่งยืน ต้องให้ความสำคัญต่อองค์ประกอบ วัฒนธรรมองค์กร…”
ที่มา https://www.stou.ac.th/Schools/Shs/booklet/book542/km.html
