ระบบพี่เลี้ยงถูกนำมาใช้เป็นเครื่องมือของการจัดการความรู้ในแง่ของการถ่ายทอดความรู้ระหว่างผู้ที่ประสบการณ์มากกว่าและเพื่อนร่วมงานที่มีประสบการณ์น้อยกว่า เพื่อให้แน่ใจได้ว่า ความรู้ยังคงอยู่ในองค์กรตลอดเวลา และเป็นการดักจับความรู้ก่อนที่จะสูญหาย

“พี่เลี้ยง” นั้นไม่ใช่ตำแหน่งงานประจำ ไม่ใช่ตำแหน่งหน้าที่ของคนใดคนหนึ่ง ในขณะเดียวกันการเป็นพี่เลี้ยงต้องเสียสละหลายสิ่งหลายอย่างโดยเฉพาะเสียสละเวลาในการมาดูแล สอนงาน เพิ่มภาระของตน จึงทำให้หลายคนอาจไม่อยากเป็นพี่เลี้ยงก็เป็นได้ อันที่จริงแล้วใครๆ ก็สามารถเป็นพี่เลี้ยง (Mentor) ได้ แต่การเป็นพี่เลี้ยงที่ดี ไม่ใช่เรื่องง่าย แต่คุณสมบัติที่ดีสำหรับผู้ที่ต้องการเป็นพี่เลี้ยงควรมีลักษณะหลักๆดังนี้

10 คุณสมบัติในการเป็นพี่เลี้ยง (Mentor) ที่ดี

1. เต็มใจที่จะแบ่งปัน

ถือเป็นคุณสมบัติอันดับแรก เพราะหน้าที่นี้คือการเสียสละอย่างหนึ่ง ผู้ที่ไม่เต็มใจจะมาทำหน้าที่นี้จะทำให้รู้สึกว่าตัวเองมีภาระและเสียเวลาอย่างยิ่ง นั่นไม่เป็นผลดีต่อการดูแลน้องเลี้ยงเลย เพราะหากไม่เต็มใจตั้งแต่ต้นแล้วก็จะทำให้ไม่เต็มที่ในการดูแลและสอนงานอีกด้วย องค์กรหรือฝ่าย HR ควรเลือกคนที่เต็มใจจะมาเป็นพี่เลี้ยงเป็นอันดับแรก มากกว่าการบังคับหรือสั่งการผู้ที่ไม่เหมาะสม

2. มีนิสัยชอบดูแลให้คำแนะนำ

เพราะการเป็นพี่เลี้ยงจะต้องคอยดูแลและเป็นที่ปรึกษาให้กับน้องเลี้ยงที่อาจกินเวลาระยะยาว หากเลือกคนที่เก่งงาน แต่ไม่เก่งการดูแล เป็นฝ่ายตั้งป้อมก่อนว่าน้องเลี้ยงจะต้องมาถามพี่เลี้ยงก่อนเท่านั้น ถามแล้วจึงจะตอบ เพราะตัวเองก็มีงานท่วมตัวเช่นกัน ซึ่งตามหลักความเป็นจริงแล้วไม่ใช่น้องเลี้ยงทุกคนจะเป็นคนกล้าซักถามเสมอไป หรือเกรงใจในการสักถามตามหลักอาวุโสและผู้ที่มาใหม่ ก็อาจทำให้ไม่ได้สอนงานกัน เกิดความอึดอัด และงานไม่สัมฤทธิ์ผลได้ ฉะนั้นการมีนิสัยชอบดูแลและให้คำแนะนำผู้อื่น รู้จักเอาใจใส่ผู้อื่นจึงเป็นสิ่งที่คนจะเป็นพี่เลี้ยงควรมี

3. เชี่ยวชาญในงาน เข้าใจในองค์กร

ความเข้าใจและเชี่ยวชาญในงานที่ทำ ตลอดจนมีทักษะความชำนาญการในงานนั้นๆ นอกจากจะต้องสอนงานให้กับน้องเลี้ยงที่ใหม่สำหรับการทำงานแล้ว พี่เลี้ยงยังจะต้องคอยตอบข้อสงสัยต่างๆ ของน้องเลี้ยงอีกด้วย การเข้าใจและเชี่ยวชาญในงานนั้นจะทำให้สามารถตอบปัญหา ข้อซักถามต่างๆ ได้รอบด้าน หากพี่เลี้ยงไม่ชำนาญ ไม่สามารถตอบปัญหาหรือไขข้อข้องใจได้ อาจทำให้การทำงานมีปัญหาได้ หรือหากน้องเลี้ยงมีความรู้ความสามารถที่ดีกว่า ก็อาจทำให้ลดความไว้วางใจหรือเชื่อถือในตัวพี่เลี้ยงได้

นอกจากความรู้ในการทำงานแล้ว องค์ความรู้เรื่ององค์กรต่างๆ พี่เลี้ยงจะต้องทำหน้าที่ในการถ่ายทอดด้วย ตั้งแต่ประวัติองค์กร ลักษณะธุรกิจ ไปจนถึงวัฒนธรรมองค์กร สิ่งเหล่านี้เป็นสิ่งที่ผู้มาใหม่ไม่รู้ทั้งหมด พี่เลี้ยงเป็นหนึ่งส่วนที่จะต้องถ่ายทอดความเป็นองค์กรให้กับน้องเลี้ยงได้เป็นอย่างดี

4. มีมนุษย์สัมพันธ์ที่ดี มีทัศนคติที่ยอดเยี่ยม

อาจไม่ใช่คุณสมบัติที่จำเป็น แต่หากพี่เลี้ยงมีคุณสมบัติข้อนี้ก็จะทำให้การเป็นพี่เลี้ยงมีประสิทธิภาพมากขึ้น การมีมนุษย์สัมพันธ์ที่ดีจะทำให้เกิดการสนิทสนม ไว้เนื้อเชื่อใจกัน ยอมรับนับถือกัน รวมถึงเปิดใจระหว่างกันได้ง่าย การสร้างปฎิสัมพันธ์ระหว่างกันที่ดี ย่อมทำให้การถ่ายทอดงานตลอดจนการพูดคุยต่างๆ ดูราบรื่น และประสบผลสำเร็จได้ง่าย

บ่อยครั้งที่ผู้มีมนุษย์สัมพันธ์ที่ดีมักเป็นผู้ที่มีทัศนคติที่ดีด้วย การมีทัศนคติที่ดีก็เป็นสิ่งสำคัญ ไม่ควรเลือกคนที่มีทัศนคติไม่ดีกับการทำงาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งทัศนคติที่ไม่ดีต่อองค์กรมาทำหน้าที่เป็นพี่เลี้ยง เพราะนั่นเป็นจุดเริ่มต้นที่อาจส่งผลต่อการถ่ายทอดเรื่องแย่ๆ ทัศนคติที่ไม่เป็นประโยชน์ต่อการทำงาน และต่อองค์กร ต่างกับการสร้างทัศนคติในทางบวก ที่สร้างแรงผลักดันในการต่อสู้กับการทำงานที่ลำบาก ตลอดจนสร้างพลังใจในการเอาชนะปัญหา เพื่อมุ่งสู่ความสำเร็จได้เช่นกัน

5. มีทักษะการสื่อสารที่ดี

เป็นคุณสมบัติสำคัญข้อหนึ่งเลยทีเดียว เพราะไม่ใช่ว่าคนเก่งทุกคนจะเข้าใจการสอนหรือถ่ายทอดงานที่ดี และในขณะเดียวกันผู้ที่จะรับหน้าที่ในการถ่ายทอดงานที่ดีนั้นก็ไม่จำเป็นว่าจะต้องเป็นคนที่เก่งที่สุดเสมอไป แต่หากคนเก่งแล้วมีทักษะการสื่อสารที่ดีนั้นก็จะยิ่งเป็นพี่เลี้ยงที่ยอดเยี่ยมที่สุด

ทักษะในการสื่อสารถ่ายทอดข้อมูลที่ดี การถ่ายทอดงานให้เป็นขั้นเป็นตอน ใช้ภาษาที่ทำให้เข้าใจง่าย เหมาะสม จะช่วยทำให้น้องเลี้ยงเข้าใจได้ง่ายขึ้น ในทางตรงข้ามหากสอนงานไม่เป็น ลำดับขั้นตอนไม่ถูก ก็อาจทำให้งานเกิดการเสียหาย ความสับสน หรือน้องเลี้ยงจำวิธีการทำงานแบบผิดๆ ไปได้เช่นกัน

6. มีความรับผิดชอบ

ผู้ที่มีความรับผิดชอบจะสามารถถ่ายทอดความรับผิดชอบที่ดีสู่น้องเลี้ยงได้เช่นกัน ตั้งแต่การรับผิดชอบในงานของตน ไม่ทิ้งงาน ปฎิบัติหน้าที่อย่างเต็มความสามารถ เพราะหากเป็นคนไม่รับผิดชอบในการทำงานก็จะเป็นตัวอย่างที่ไม่ดี เป็นการปลูกฝังนิสัยไม่ดีกับน้องเลี้ยงได้ รวมถึงอาจไม่มีความรับผิดชอบในการสอนงานให้น้องเลี้ยงได้เช่นกัน ทำให้เกิดผลเสียต่อการดูแลและปลูกฝังน้องเลี้ยงได้

7. มีภาวะเป็นผู้นำที่ดี

ภาวะผู้นำนั้นไม่ได้หมายถึงตำแหน่งที่เป็นหัวหน้างาน แต่หมายถึงบุคลิกลักษณะตลอดจนนิสัยในการทำงานที่เป็นคุณลักษณะที่ดีของการเป็นผู้นำ ตั้งแต่รู้จักการประเมินสถานการณ์ วางแผนการทำงาน ตลอดจนบริหารจัดการได้ดี การเผชิญหน้ากับอุปสรรค์ และมีทักษะการแก้ปัญหาที่ยอดเยี่ยม หากเลือกพี่เลี้ยงที่มีคุณลักษณะผู้นำที่ดีนั้นจะทำให้เขาสามารถบริหารจัดการน้องเลี้ยงได้ดี สร้างความน่านับถือและน่าเชื่อถือ สามารถสอนและถ่ายทอด ขับเคลื่อนการทำงานได้ดี และการตัดสินใจที่ดีได้ด้วย จะทำให้สามารถให้คำปรึกษาหรือแก้ปัญหากับน้องเลี้ยงได้ทันท่วงที รวมถึงฝึกนิสัยและถ่ายทอดความเป็นผู้นำสู่น้องเลี้ยงได้อีกด้วย

8. รับฟังความคิดเห็นและข้อเสนอแนะของผู้อื่น

การรู้จักฟังให้เป็น ตั้งใจฟัง และยอมรับฟังความคิดเห็นของผู้อื่นที่แตกต่างจากตน รวมถึงข้อเสนอแนะต่างๆ ของผู้อื่น และสามารถวิเคราะห์เพื่อเลือกสิ่งที่เหมาะสมที่สุดได้ การเปิดใจ ทำใจเป็นกลาง และเปิดโอกาสให้น้องเลี้ยงได้แสดงความคิดเห็นตลอดจนเสนอแนะสิ่งต่างๆ ได้จะส่งผลดีอย่างยิ่ง เพราะการรับฟังความคิดเห็นตลอดจนข้อเสนอแนะจากผู้อื่นนั้นบางทีอาจเป็นตัวเลือกที่เหมาะสมที่สุด หรือเป็นวิธีคิดรูปแบบใหม่ๆ ที่เรามักคิดไม่ถึงเพราะเราอาจจะอยู่กับสิ่งที่คุ้นเคยจนสร้างกรอบให้ตัวเองอย่างไม่รู้ตัว

9. เป็นคนใจเย็น

ความใจเย็น รอบคอบในการตัดสินใจ ไม่ใจร้อน ด่วนตัดสินใจ หรือมีอารมณ์ฉุนเฉียว ควบคุมอารมณ์ไม่ได้ นั้นเป็นสิ่งที่ไม่มีใครอยากอยู่ด้วย เพราะไม่มีใครอยากเป็นที่รองรับอารมณ์ของคนอื่น จนเสียสุขภาพจิต แน่นอนว่าการเป็นพี่เลี้ยงให้กับน้องเลี้ยงที่ยังขาดประสบการณ์นั้นย่อมต้องใช้เวลามากกว่าปกติในการสอนงาน หรืออาจต้องตอบคำถามในสิ่งที่น้องเลี้ยงไม่รู้แต่เป็นเรื่องง่ายสำหรับเราอยู่บ่อยๆ หรือต้องทนกับการถามคำถามเดิมซ้ำๆ ในบางที ถามคำถามอยู่ตลอดเวลา หากพี่เลี้ยงไม่เป็นคนใจเย็นก็อาจจะเกิดการรำคาญและระเบิดอารมณ์ใส่กันได้ ซึ่งนั่นไม่ใช่ผลดีเลย

การเข้าใจสถานะผู้ที่มาใหม่ เปิดใจในการรับฟัง ไขข้อข้องใจในสิ่งที่ผู้มาใหม่ไม่รู้ การเข้าใจและใจเย็นจะทำให้เป็นประโยชน์ต่อทุกฝ่าย และทำให้การดูแลเป็นไปอย่างราบรื่น

10. รู้จักการให้กำลังใจและสร้างความประทับใจให้เป็น

สิ่งนี้ไม่ใช่สิ่งสำคัญเสมอไป แต่ก็เป็นกุญแจสำคัญที่จะสร้างความสัมฤทธิ์ผลได้อย่างดีเยี่ยม การส่งเสริมให้กำลังใจในทิศทางที่เหมาะสม และในสถานการณ์ตลอดจนช่วงเวลาที่ถูกต้อง การเปลี่ยนวิกฤติให้เป็นโอกาสด้วยการชี้ให้เห็นปัญหา ข้อบกพร่อง เพื่อแนะวิธีแก้ไข หรือการปฎิบัติที่ถูกต้อง ตลอดจนส่งเสริมกำลังใจในการต่อสู้กับอุปสรรค และให้กำลังใจในการทำงานต่อไป ด้วยคำชม อาจพาไปเลี้ยงข้าว หรือให้ของขวัญเล็กๆน้อยๆเป็นรางวัลเมื่อแก้ปัญหาได้ คือการสร้างความประทับใจให้เกิดขึ้นกับน้องเลี้ยง ทำให้น้องเลี้ยงจดจำภาพดีๆ เก็บความทรงจำที่ดี สร้างมนุษยสัมพันธ์ที่ดีต่อกัน ที่อาจส่งผลดีต่อการทำงานร่วมกันต่อๆ ไป ส่งผลดีกับองค์กร และยังเป็นการปลูกฝังให้น้องเลี้ยงกลายเป็นพี่เลี้ยงที่ดีในอนาคตได้ด้วยเช่นกัน

ข้อควรระวังและใส่ใจเพิ่มเติมในการเลือกพี่เลี้ยง

• ควรเลือกเพศเดียวกันก่อน : หลายองค์กรให้ความใส่ใจและให้ความสำคัญกับเรื่องนี้ค่อนข้างมาก แต่หลายองค์กรก็มองข้ามจุดนี้ไป ทางที่ดีควรเริ่มต้นด้วยการเลือกเพศเดียวกันก่อน เพราะนอกจากจะเข้าใจลักษณะนิสัยทางเพศในเบื้องต้นที่สามารถเข้าใจกันได้ดีกว่าเพศตรงข้ามแล้ว ยังเป็นการป้องกันปัญหาด้านอื่นๆ เบื้องต้นด้วย โดยเฉพาะปัญหาเรื่องการชู้สาวหรือการละเมิดทางเพศต่างๆ
• ควรเลือกผู้ที่มีอายุมากกว่ามาเป็นพี่เลี้ยง : ตามธรรมชาติและหลักจิตวิทยาแล้วผู้อายุน้อยมักให้ความเคารพ นับถือ ตลอดจนมีแนวโน้มเปิดใจเชื่อฟังผู้ที่มีอายุมากกว่าตนเสมอ การเลือกพี่เลี้ยงที่มีอายุจริงมากกว่าน้องเลี้ยงก็ถือเป็นสิ่งที่ดีเช่นกัน เพราะจะทำให้เกิดระบบอาวุโสขึ้นที่อาจง่ายต่อระบบการสอนงานมากกว่า แต่กรณีนี้ก็ไม่จำเป็นเสมอไป หากจำเป็นต้องเลือกผู้ที่มีอายุน้อยกว่าก็ควรเลือกผู้ที่มีภาวะในการเป็นผู้นำหรือมีภาวะความเป็นอาวุโสด้วย
• อย่าเลือกพี่เลี้ยงด้วยการบังคับตามหน้าที่ : ควรเริ่มจากการถามความสมัครใจ หรือสอบถามความสามารถในการเป็นพี่เลี้ยงเป็นอันดับแรกก่อน หากไม่มีตัวเลือกก็ควรทำความเข้าใจเบื้องต้นถึงภาระหน้าที่เพิ่มเติมที่จะตามมา หากทำจากการบังคับย่อมไม่เกิดผลดี
• ควรมีการติดตามประเมินผล : การมอบหมายหน้าที่พี่เลี้ยงนั้น องค์กรหรือฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR)ควรมีการติดตามผลและประเมินผลการสอนงานด้วย ทั้งนี้นอกจากจะเป็นการแสดงให้เห็นถึงการให้ความสำคัญกับระบบแล้ว ก็ยังเป็นการตรวจสอบประสิทธิภาพของบุคคลตลอดจนระบบของพี่เลี้ยงขององค์กรไปในตัวด้วย และประเมินผลได้ว่าน้องเลี้ยงนั้นสามารถปฎิบัติงานได้จริงหรือไม่

>>> ระบบพี่เลี้ยง (Mentor)นอกจากจะเป็นระบบสอนงาน ถ่ายทอดและพัฒนาทักษะการทำงาน ตลอดจนมอบประสบการณ์ในการทำงาน รวมถึงแชร์ประสบการณ์ชีวิตที่ดีให้กับน้องเลี้ยง (Mentee)แล้วระบบพี่เลี้ยงก็ยังเป็นการสร่างมาตรฐานที่ดีในการทำงาน เป็นบรรทัดฐานที่ดีของระบบงานองค์กร และเป็นการถ่ายทอดวัฒนธรรมองค์กรที่ดีไปในตัวด้วย…<<<

ที่มา https://th.hrnote.asia/orgdevelopment/190628-good-mentor/

รูปภาพ https://www.pexels.com/