Các kỹ thuật năng suất giúp bạn sắp xếp ngày làm việc hiệu quả

Trong thời đại công nghệ và đa nhiệm, mỗi người đều có 24 giờ mỗi ngày – nhưng vì sao có người luôn hoàn thành công việc đúng hạn, còn người khác luôn cảm thấy “chạy deadline”? Câu trả lời nằm ở cách bạn tổ chức và sử dụng thời gian.

Dưới đây là những kỹ thuật năng suất đơn giản mà hiệu quả, giúp bạn sắp xếp ngày làm việc khoa học hơn, từ đó cải thiện hiệu suất, giảm căng thẳng và cảm thấy kiểm soát tốt hơn mỗi ngày.

1. 🎯 MITs – Xác định việc quan trọng nhất mỗi ngày

MITs (Most Important Tasks) là kỹ thuật đòi hỏi bạn xác định 2–3 việc quan trọng nhất trong ngày, và cam kết hoàn thành chúng trước tiên.

🔹 Vì sao hiệu quả?
Nhiều người bận rộn với việc khẩn cấp nhưng quên mất việc quan trọng. MITs giúp bạn ưu tiên đúng thứ cần hoàn thành để tạo tiến độ thực sự.

👉 Gợi ý: Viết 3 MITs vào đầu ngày. Khi hoàn thành, bạn sẽ thấy mình kiểm soát ngày làm việc tốt hơn rất nhiều.

2.  Pomodoro – Làm việc theo phiên tập trung

Kỹ thuật Pomodoro chia ngày làm việc thành các phiên:

• 25 phút tập trung không gián đoạn

• 5 phút nghỉ

• Sau 4 phiên, nghỉ dài hơn (15–30 phút)

🔹 Vì sao hiệu quả?
Giúp bạn duy trì sự tập trung và tránh mệt mỏi não bộ. Phù hợp cho những người dễ bị phân tâm hoặc làm việc quá tải.

👉 Gợi ý: Dùng đồng hồ bấm giờ hoặc app Pomodoro để canh phiên, đừng quên nghỉ đúng lúc!

3. 📆 Time Blocking – Lên lịch theo khối thời gian

Bạn chia lịch ngày thành các “khối thời gian” cho từng nhóm công việc: 9–11h viết báo cáo, 14–15h họp nhóm, 16–17h kiểm tra email,…

🔹 Vì sao hiệu quả?
Giúp tránh cảm giác “việc ập đến bất ngờ” và hạn chế trôi dạt sang việc không quan trọng. Lịch trình rõ ràng giúp bạn chủ động và kiên định.

👉 Gợi ý: Kết hợp Google Calendar hoặc ứng dụng lập lịch để “đặt hẹn” với chính công việc của bạn.

4. Eat That Frog – Làm việc khó nhất đầu tiên

Tên gọi lấy từ câu nói nổi tiếng của Brian Tracy:

“If it’s your job to eat a frog, it’s best to do it first thing in the morning.”

🔹 Vì sao hiệu quả?
Giúp bạn giảm trì hoãn, tăng động lực. Khi việc khó nhất đã xong, phần còn lại trong ngày sẽ nhẹ nhàng hơn rất nhiều.

👉 Gợi ý: Đầu mỗi ngày, chọn ra “con ếch” – việc bạn ngại làm nhất – và xử lý ngay đầu tiên.

5. 📊 Weekly Review – Tổng kết và cải tiến liên tục

Mỗi tuần, dành 30–60 phút để:

• Đánh giá công việc đã hoàn thành

• Rút kinh nghiệm điều chưa tốt

• Lên kế hoạch tuần mới

🔹 Vì sao hiệu quả?
Giúp bạn làm việc có mục tiêu dài hạn, không bị cuốn vào vòng xoáy việc vặt và phản ứng bị động.

👉 Gợi ý: Dùng checklist hoặc sổ ghi chép để review tuần. Tự hỏi: “Việc gì đáng tự hào? Việc gì cần thay đổi?”

6. Rule of 2-Minutes – Xử lý việc nhỏ ngay lập tức

Nếu một việc chỉ tốn dưới 2 phút để làm, hãy làm luôn thay vì ghi chú hay trì hoãn.

🔹 Vì sao hiệu quả?
Giảm lượng công việc tồn đọng và tránh việc nhỏ tích tụ thành núi.

👉 Gợi ý: Áp dụng trong email, nhắn tin, xác nhận lịch, gọi điện ngắn,…

🛠️ Gợi ý công cụ hỗ trợ bạn duy trì năng suất

Các kỹ thuật trên càng hiệu quả hơn nếu được hỗ trợ bởi công cụ phù hợp. Bạn có thể sử dụng:

• Trello / Notion / Todoist – Quản lý công việc và MITs

• Forest / Pomofocus – Hẹn giờ theo Pomodoro

• Google Calendar / Outlook – Lên lịch Time Blocking

• SeedKM – Nền tảng quản lý tri thức & công việc nhóm, tích hợp các kỹ thuật như Pomodoro, tag MITs, theo dõi thời gian thực và đánh giá hiệu suất theo tuần.

Tóm lại

Không phải bạn thiếu thời gian – bạn thiếu cách sử dụng thời gian đúng cách.
Bằng cách áp dụng các kỹ thuật như:

• MITs – Ưu tiên việc quan trọng

• Pomodoro – Tập trung theo phiên

• Time Blocking – Chủ động lịch trình

• Eat That Frog – Giải quyết việc khó sớm

• Weekly Review – Cải tiến liên tục

Bạn sẽ kiểm soát tốt hơn ngày làm việc, cải thiện hiệu suất, và quan trọng nhất: làm việc mà vẫn giữ được sự bình tĩnh và tự tin.

Bài Viết Liên Quan

• Đào Tạo Nhân Sự Từ Xa Hiệu Quả Với Ứng Dụng SeedKM
• Loại Hình Đào Tạo Nào Phù Hợp Nhất Với Lịch Trình Và Cách Học Tập Của Bạn?
• Nâng Cao Hiệu Suất Làm Việc: Bí Quyết Từ Kỹ Năng và Công Cụ Hiện Đại như SeedKM

Khám phá các ứng dụng của chúng tôi:

• SeedKM(Hệ thống quản lý kiến thức doanh nghiệp)
• Jarviz (Phần mềm chấm công)
• Optimistic (Phần mềm nhân sự)
• Veracity (Chữ ký số)
• CloudAccount (Phần mềm kế toán)