Những lỗi thường gặp khi xây dựng SOP và cách khắc phục

Một bản SOP được xây dựng bài bản có thể giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình, tối ưu hiệu suất và giảm thiểu sai sót. Tuy nhiên, trong thực tế, không ít doanh nghiệp rơi vào tình trạng “có SOP nhưng vẫn hỗn loạn trong vận hành”. Nguyên nhân thường bắt nguồn từ những lỗi phổ biến ngay trong quá trình xây dựng SOP.

Trong bài viết này, hãy cùng SEEDKM phân tích những sai lầm phổ biến khi xây dựng SOP và cách khắc phục hiệu quả để SOP thực sự phát huy tác dụng.

1. Viết SOP quá dài, lan man và khó hiểu

Một trong những lỗi phổ biến nhất là SOP được trình bày như một báo cáo học thuật: nhiều thuật ngữ chuyên môn, diễn giải dài dòng, không có điểm nhấn rõ ràng.

Tác hại:

• Người đọc (thường là nhân viên vận hành) dễ bỏ qua hoặc không áp dụng đúng

• Khó đào tạo nhân sự mới

🔧 Cách khắc phục:

• Dùng câu văn ngắn gọn, rõ ràng, cấu trúc theo từng bước

• Sử dụng danh sách (bullet points), sơ đồ quy trình, hình ảnh minh họa khi cần thiết

• Tránh dùng thuật ngữ nội bộ trừ khi đã được giải thích

2. SOP không cập nhật khi quy trình thay đổi

Nhiều doanh nghiệp có thói quen viết SOP xong là để đó, không cập nhật khi quy trình vận hành đã có sự điều chỉnh.

Tác hại:

• Nhân viên làm theo bản SOP cũ, dẫn đến sai sót

• Giảm tính tin cậy của hệ thống quản lý

🔧 Cách khắc phục:

• Thiết lập lịch kiểm tra SOP định kỳ (3–6 tháng/lần)

• Có quy trình cập nhật rõ ràng (ai đề xuất, ai phê duyệt)

• Sử dụng phần mềm quản lý tri thức như SEEDKM để theo dõi phiên bản SOP, tự động nhắc nhở cập nhật

3. SOP không có định dạng chuẩn thống nhất

Khi mỗi phòng ban tự tạo SOP theo cách riêng, doanh nghiệp sẽ có một “rừng” tài liệu thiếu nhất quán.

Tác hại:

• Gây khó khăn trong tìm kiếm, tra cứu

• Giảm hiệu quả đào tạo và kiểm tra nội bộ

🔧 Cách khắc phục:

• Thiết kế bộ mẫu SOP chuẩn (template) áp dụng toàn công ty

• Quy định bố cục, định dạng, cách đặt tên và ký hiệu thống nhất

• Áp dụng hệ thống quản lý tri thức như SEEDKM để lưu trữ có cấu trúc và dễ mở rộng

4. Không gắn trách nhiệm cho người cập nhật SOP

SOP thường bị bỏ quên vì không ai được giao trách nhiệm cập nhật nội dung khi có thay đổi.

Tác hại:

• SOP lỗi thời, không còn phù hợp thực tế

• Dễ phát sinh trách nhiệm không rõ ràng khi xảy ra sai sót

🔧 Cách khắc phục:

• Mỗi SOP cần có “chủ sở hữu” (SOP Owner): người viết, duyệt, và theo dõi định kỳ

• Thiết lập luồng công việc phê duyệt rõ ràng

• SEEDKM hỗ trợ gán vai trò, phân quyền chỉnh sửa và kiểm duyệt SOP hiệu quả

5. SOP không gắn kết với đào tạo và vận hành thực tế

Viết SOP nhưng không đào tạo nhân viên hoặc không tích hợp vào công việc hằng ngày khiến SOP trở thành “tài liệu để tủ”.

Tác hại:

• Nhân viên không áp dụng đúng quy trình

• Lãng phí công sức xây dựng SOP

🔧 Cách khắc phục:

• Đưa SOP vào tài liệu đào tạo, chương trình onboarding

• Gắn liên kết SOP trong các phần mềm nghiệp vụ (CRM, HRM…)

• Với SEEDKM, SOP có thể tích hợp vào lộ trình đào tạo và kiểm tra nội bộ

Kết luận

Việc xây dựng SOP không khó, nhưng xây dựng đúng – và đảm bảo SOP luôn sống động, cập nhật – mới là thách thức. Tránh được các lỗi phổ biến kể trên sẽ giúp doanh nghiệp biến SOP thành công cụ quản trị mạnh mẽ, thay vì chỉ là những tài liệu “nằm im” trên máy chủ.

Với nền tảng quản lý tri thức như SEEDKM, doanh nghiệp có thể dễ dàng thiết lập, quản lý và cải tiến SOP một cách chuyên nghiệp, góp phần nâng cao hiệu suất và tính chủ động trong vận hành.

📩 Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp quản lý tri thức nhân sự hiện đại, đừng bỏ lỡ SeedKM! Đăng ký ngay

Bài Viết Liên Quan

• SOP là gì? Tại sao doanh nghiệp cần chuẩn hóa quy trình?
• Tối ưu SOP trong quản lý tri thức – Giải pháp cho doanh nghiệp hiện đại
• Đào tạo nhân sự mới: Chuẩn hóa quy trình onboarding hiệu quả
• Xây dựng văn hóa học tập: Chìa khóa đào tạo nhân sự bền vững
• Chương trình đào tạo nhân sự gắn với hiệu suất làm việc

Khám phá các ứng dụng của chúng tôi:

• SeedKM (Hệ thống quản lý kiến thức doanh nghiệp)
• Jarviz (Phần mềm chấm công)
• Optimistic (Phần mềm nhân sự)
• Veracity (Chữ ký số)
• CloudAccount (Phần mềm kế toán)